Conditions générales

1. Parties, utilisation commerciale et acceptation

eprportugal.com est exploité par Zahard LTD, inscrit au United Kingdom sous le numéro d'immatriculation 14503377 (numéro de taxe ou de TVA GB 452262020), dont le siège social est situé au 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom.

Dans les présentes conditions, « nous », « notre » et « Prestataire » désignent le prestataire contractant identifié dans les mentions légales et dans le Engagement Letter accepté. « Client » et « vous » désignent l’entreprise identifiée dans ce document accepté. Le Prestataire ne conclut de contrat que pour les services qu’il accepte expressément par écrit.

Ces conditions s'appliquent uniquement lorsque vous obtenez un service entièrement ou principalement aux fins d'un commerce, d'une entreprise, d'un artisanat ou d'une profession. En signant une lettre de mission ou un accord de service, en payant une facture faisant référence à ces conditions ou en nous demandant de commencer après les avoir reçues, vous confirmez que vous agissez pour une entreprise et avez le pouvoir de la lier. Nous n'offrons pas ces services aux consommateurs.

Créer un compte, répondre au quiz d'éligibilité ou recevoir un devis ne nécessite pas en soi d'acheter ni de nous obliger à accepter un fichier. Un engagement de service ne commence que lorsque nous confirmons l'acceptation par écrit et que les conditions indiquées dans le devis ou le Engagement Letter, y compris la signature, la vérification et le paiement, ont été remplies.

2. Documents contractuels et ordre de priorité

L'accord relatif à un dossier peut comprendre les présentes conditions, le devis accepté, le Engagement Letter ou contrat de service, un mandat de représentant autorisé aligné sur l'annexe VII le cas échéant, et un Data Processing Agreement. En cas de conflit, l'ordre suivant s'applique : le Engagement Letter ou contrat de service signé ; le mandat signé pour les questions concernant la nomination ; le Data Processing Agreement pour le traitement des données à caractère personnel ; le devis accepté ; puis les présentes conditions.

Un devis est basé sur les faits et les volumes que vous fournissez et est valable 30 jours sauf indication contraire. Si la vérification identifie un flux de déchets, une catégorie d'emballage, une exposition historique, un traitement fiscal ou une exigence de service différents, nous émettrons un devis révisé et n'effectuerons pas les travaux supplémentaires tant que vous ne l'aurez pas approuvé.

Seules les prestations et délais de mise en conformité expressément mentionnés dans le devis accepté ou Engagement Letter sont inclus. Les pages marketing, les calculatrices, les articles, les dates cibles et les conversations informelles sont explicatives et n’étendent pas la portée convenue.

3. Services et exclusions

Un Engagement Letter accepté peut couvrir l’examen de l’éligibilité, la collecte et l’examen des informations de l’entreprise, la préparation ou la coordination des documents d’enregistrement et de déclaration du producteur, l’assistance relative à l’adhésion à un organisme de responsabilité des producteurs, un calendrier de conformité, les registres du portail ou des conseils relatifs aux places de marché. La simple utilisation de ce site ou l’acceptation des présentes conditions générales ne donnent accès à aucun dépôt réglementé, à aucune nomination de représentant autorisé ni à aucune relation avec un tiers.

Nous fournissons un service privé d’administration et de coordination de la conformité. Nous ne sommes ni l’Agência Portuguesa do Ambiente, ni SILiAmb, ni une administration, une place de marché ou un organisme de responsabilité des producteurs, et nous ne sommes ni affiliés à ces entités ni approuvés par elles. Les enregistrements, adhésions, numéros de producteur, certificats officiels et autres décisions sont délivrés ou contrôlés par l’autorité ou l’organisme compétent, et non par nous.

Sauf inclusion expresse, le service ne couvre pas l'immatriculation ou les déclarations de TVA, les douanes, la conformité de sécurité des produits, les avis fiscaux ou juridiques, l'accès à votre compte de place de marché ou son exploitation, les travaux d'écoconception ou d'étiquetage, les obligations hors du Portugal, les flux non listés dans la lettre de mission ou les périodes antérieures à la date de début convenue. Les régularisations historiques, corrections de données omises ou inexactes et travaux urgents ou hors cycle nécessitent un devis écrit distinct.

4. Représentation autorisée

Les présentes conditions ne présentent pas le prestataire contractant comme établi au Portugal ni comme représentant autorisé établi au Portugal, et n’identifient aucune autre personne comme titulaire de ce rôle réglementé.

Si un service accepté exige une représentation autorisée, la nomination n'existe que lorsque l'identité vérifiée du représentant, ses données d'enregistrement, ses pouvoirs exacts, les flux de déchets couverts, la date de début et les conditions de résiliation sont consignés dans un mandat signé séparément ou un document équivalent propre au dossier. L'utilisation de ce site, la réception d'un devis, l'acceptation des présentes conditions générales ou le paiement d'un autre service ne crée pas cette nomination. Tant que les vérifications d'identité et les approbations requises ne sont pas terminées, cet élément reste indisponible.

La nomination ne supprime pas les propres obligations légales du client en tant que producteur. Le Client reste responsable de ses produits, de leur classement, de leurs enregistrements, de leurs quantités, de leurs éco-contributions, des périodes antérieures et de leur conformité en dehors du mandat exprès du représentant.

5. Responsabilités des clients

Vous devez fournir des informations et documents complets, exacts, à jour et non trompeurs, notamment l’identité juridique, les pouvoirs du signataire, les identifiants fiscaux, les canaux de vente, le catalogue de produits, les matériaux et poids d’emballage, les équipements électriques et batteries, les quantités mises sur le marché portugais et l’historique pertinent. Vous devez corriger rapidement toute information devenue inexacte.

Vous devez répondre aux demandes de vérification raisonnables, sécuriser l'accès au portail, examiner les dépôts et les résumés lorsque cela vous est demandé, conserver les documents sous-jacents requis par la loi, payer les frais d'autorité et de programme à l'échéance, et nous informer immédiatement des changements qui pourraient affecter la portée. Vous ne pouvez pas nous demander, ni à un représentant désigné, de soumettre des informations que vous savez ou soupçonnez fausses, incomplètes, trompeuses ou illégales.

Pour une conformité récurrente, vous devez fournir et valider les données annuelles demandées au plus tard le 31 janvier ou toute date antérieure spécifique au dossier qui vous sera notifiée. Nous pouvons demander des données trimestrielles pour identifier les erreurs avant la fenêtre de dépôt. Vous êtes responsable des soumissions et des paramètres du marché; nous fournissons des conseils mais n'accédons ni ne contrôlons votre compte vendeur.

6. Frais, taxes et frais de tiers

Le devis accepté indique le niveau de service, les frais récurrents de première année, les frais de mise en place uniques et tout travail tarifé séparément. Les frais de première année sont payables d’avance et aucun dépôt ni demande auprès d’un organisme n’est effectué avant réception du paiement, sauf accord écrit exprès contraire.

Le devis final et la facture indiquent le VAT applicable ou tout autre traitement fiscal. Vous devez fournir un VAT ou un numéro fiscal valide et les informations nécessaires pour déterminer ce traitement. Lorsque l’autoliquidation s’applique, vous êtes responsable de la comptabilisation de la taxe correspondante. Si la loi nous oblige à ajouter ou à percevoir une taxe qui n'était pas incluse, cette taxe est payable en plus des frais de service.

Les éco-contributions, les frais d'adhésion ou de licence auprès d'un système, les frais d'autorité, de notarisation, de traduction, de messagerie et autres frais de tiers ne sont pas inclus, sauf indication expresse du devis. Pour un dossier de représentation autorisée, le représentant nommé conclut par défaut le contrat avec le système, déclare et exécute le paiement. Le producteur ne peut exécuter le paiement qu'au moyen d'un contrat tripartite documenté ou d'un contrat représentant–système auquel est joint l'accord producteur–représentant, sous réserve de l'acceptation du système et de la rédaction finale contrôlée par le conseil juridique. Les autres frais de tiers ne sont facturés ou remboursés que selon le mécanisme indiqué dans le devis accepté.

Les estimations d'éco-contributions sont des estimations de planification basées sur vos apports et les données tarifaires disponibles. Les frais réels sont déterminés par le système concerné et peuvent différer en raison de la classification, des frais minimums, des modifications tarifaires ou des quantités vérifiées.

7. Paiement et facturation

Les paiements sont traités via la méthode indiquée lors du paiement ou sur la facture. Vous autorisez nos prestataires de paiement à traiter les informations de paiement que vous soumettez. Nous ne stockons pas les détails complets de la carte. Une facture est mise à disposition après paiement confirmé.

Vous devez payer toute facture non contestée à la date d’échéance indiquée, sans compensation ni déduction sauf exigence légale. Si vous contestez une facture, informez [email protected] avant la date d’échéance, indiquez le montant contesté et les motifs de la contestation, et payez toute partie non contestée. Les paiements échoués, annulés ou ayant fait l’objet d’une rétrofacturation restent dus, sauf si la facture sous-jacente était incorrecte.

Un paiement ne garantit pas qu’une autorité, un système ou un marché acceptera une demande. Il rémunère les travaux convenus, sous réserve des règles d'annulation et de remboursement ci-dessous.

8. Calendrier et décisions de tiers

Toute date de livraison indiquée sur le site Web, le devis, le portail ou l'e-mail constitue un objectif de bonne foi et non un délai garanti, à moins que le Engagement Letter ne l'appelle expressément un niveau de service contraignant. Le délai ne commence que lorsque nous avons accepté les documents complets et satisfaisants, toutes les signatures requises, le paiement autorisé et toute information demandée par l'autorité ou le système compétent.

Le délai de traitement d’un dossier REP dépend de l’exhaustivité des documents et de l’examen indépendant de chaque autorité, représentant et organisme concerné. Les demandes de justificatifs, les jours fériés, les indisponibilités techniques et les questions de classification peuvent prolonger le traitement. Nous tiendrons à jour le statut d’un dossier accepté et vous informerons de tout retard important dont nous aurons connaissance, mais nous ne promettons aucune date de délivrance ou d’achèvement.

Nous ne garantissons pas un résultat particulier en matière de réglementation, de fiscalité, de système ou de marché. Si un tiers rejette ou remet en question un fichier, le service inclus couvre une réponse raisonnable basée sur la portée convenue et des informations précises. De nouveaux faits, des travaux antérieurs, des appels, des litiges ou des remaniements importants peuvent nécessiter un devis distinct.

9. Annulation et remboursements

Vous pouvez annuler une nouvelle mission en écrivant à [email protected]. Si nous recevons l’annulation avant toute première soumission ou demande auprès d’une autorité, d’un registre, d’un organisme de responsabilité des producteurs ou d’un autre organisme externe, et avant d’engager avec votre accord un coût auprès d’un tiers, nous rembourserons tous les frais de service payés pour cette mission.

Après la première soumission externe ou l'engagement d'un tiers autorisé, les frais ne sont pas automatiquement remboursables car les travaux convenus et les engagements réglementaires ont commencé. Nous évaluerons équitablement toute demande de remboursement en fonction du travail effectué, des frais de tiers récupérables et du motif de l'annulation. Cela ne limite pas un remboursement ou un recours requis par la loi ou dû parce que nous avons substantiellement violé l'accord.

Si nous rejetons un fichier lors de la vérification ou ne pouvons pas fournir la prestation acceptée avant toute soumission externe, nous vous rembourserons intégralement les frais de service correspondants. Les remboursements approuvés sont renvoyés selon le mode de paiement d'origine, normalement initié dans les 10 jours ouvrables; la banque ou le prestataire de paiement peut prendre un délai supplémentaire pour créditer les fonds.

Comme il s’agit de conditions B2B, aucun droit de rétractation n’est offert au consommateur. Cela n’affecte pas les droits impératifs qui ne peuvent légalement être exclus.

10. Durée, renouvellement et choix de ne pas renouveler

Sauf indication contraire sur le Engagement Letter, un service annuel dure 12 mois à compter du début du service ou de l'anniversaire du mandat qui y est indiqué. Les frais initiaux couvrent cette durée déterminée et ne sont pas calculés au prorata si vous arrêtez d'utiliser le service après le début des travaux.

Nous ne renouvelons ni ne facturons un service annuel en silence. Nous émettons normalement la facture de renouvellement environ 60 jours avant l'anniversaire, avec un paiement dû 30 jours avant. Le renouvellement a lieu lorsque vous payez cette facture ou que vous l'acceptez expressément. Le silence à lui seul ne vaut pas acceptation, et aucun mode de paiement stocké n'est facturé pour le renouvellement sans votre approbation.

Vous pouvez choisir de ne pas renouveler en refusant la facture ou en nous envoyant un e-mail. Informez-nous le plus tôt possible, de préférence au moins 30 jours avant l'anniversaire, afin que le représentant désigné et les régimes puissent procéder à un retrait ou à un transfert ordonné. Le service et le mandat existants ne se poursuivent que jusqu'à leur date de fin indiquée, sous réserve du paiement et des présentes conditions.

Un renouvellement utilise la portée et le prix indiqués sur la facture de renouvellement. Nous identifierons les changements importants avant le paiement. Des flux supplémentaires, des entités, une régularisation historique ou une activité considérablement modifiée nécessitent un périmètre révisé.

11. Suspension et résiliation

Nous pouvons suspendre le travail concerné si le paiement est en retard, si les informations requises sont manquantes ou peu fiables, si les données annuelles ne sont pas validées avant la date limite notifiée, si un problème de sanction ou de vérification nécessite un examen, si vous violez l'accord, si la poursuite serait illégale ou professionnellement inappropriée, ou si un incident de sécurité menace le service. Dans la mesure du possible, nous vous expliquerons le problème et vous donnerons la possibilité de le résoudre. Nous pouvons agir immédiatement lorsque la loi, la sécurité, la prévention de la fraude ou un délai de dépôt l’exigent.

Pendant la suspension, nous pouvons retenir de nouvelles soumissions et refuser de déposer des données que nous ne pouvons pas vérifier. Les enregistrements et documents du portail peuvent rester disponibles. Fournir des données tardivement ou payer après un anniversaire ne garantit pas une réactivation immédiate : le dossier et tout mandat peuvent nécessiter un examen humain, et un dépôt manqué peut nécessiter des travaux correctifs tarifés séparément.

Chaque partie peut résilier en cas de manquement important non corrigé dans les 10 jours ouvrables suivant une notification écrite, ou immédiatement en cas de fraude, d’insolvabilité, de sanctions, d’illégalité, d’utilisation abusive délibérée ou de manquement irrémédiable. Nous pouvons aussi mettre fin au service concerné si aucune représentation autorisée conforme, relation avec un organisme de responsabilité des producteurs ou voie de dépôt ne peut être maintenue, avec autant de préavis que raisonnablement possible.

La résiliation n’efface pas les frais déjà gagnés, les engagements de tiers, les droits acquis ou les obligations destinées à perdurer. Nous mettrons à disposition les documents payants et coopérerons raisonnablement à une remise légale. Toute transition, correction ou travail historique supplémentaire peut être cité séparément.

12. Effets réglementaires de la suspension ou de la résiliation

La suspension, l’expiration ou la résiliation du service peut obliger un représentant nommé séparément à mettre fin à son mandat et à en informer les autorités ou organismes. Cela peut affecter l’inscription au registre des producteurs, l’adhésion à un organisme, les déclarations, la validation par une place de marché ou la capacité du client à mettre des produits sur le marché portugais. Le calendrier et le résultat relèvent du droit applicable et de l’organisme compétent.

Nous ne déclarons pas qu'un enregistrement a été annulé à moins que l'organisme ou le représentant concerné ne l'ait confirmé. Vous restez responsable d’organiser une représentation de remplacement et une conformité continue sans interruption. Nous ne sommes pas responsables des conséquences causées par votre non-paiement, vos données tardives ou inexactes, votre décision de ne pas renouveler ou l'incapacité de désigner un remplaçant après une notification claire.

13. Confidentialité et protection des données

Chaque partie doit garder confidentielles les informations commerciales, techniques, de tarification et de conformité non publiques de l’autre et les utiliser uniquement pour exécuter ou recevoir le service. Cela ne couvre pas les informations qui sont publiques sans violation, déjà légalement connues, développées de manière indépendante ou reçues légalement d'une autre source. Une partie peut divulguer des informations à son personnel, à ses conseillers professionnels, à ses assureurs, à ses prestataires de services, à son représentant désigné, aux autorités et aux régimes lorsqu'ils en ont besoin et sont soumis à des obligations appropriées, ou lorsque la loi exige la divulgation.

Les données personnelles sont traitées comme décrit dans notre politique de confidentialité et, lorsque nous traitons les données personnelles en votre nom, dans le Data Processing Agreement applicable. Vous devez disposer d’une base légale pour fournir des données personnelles et ne devez pas télécharger d’informations sans rapport avec le service.

14. Portail, documents et propriété intellectuelle

Nous vous accordons un droit limité, non exclusif et non transférable pendant la durée de l'engagement d'utiliser le portail et nos conseils pour votre conformité interne. Vous ne devez pas interférer avec la sécurité, supprimer ou procéder à une ingénierie inverse du service, partager l'accès en dehors du personnel autorisé ou réutiliser nos modèles pour fournir des services à des tiers.

Nous conservons les droits de propriété intellectuelle sur le site Web, les logiciels, les flux de travail, les modèles, le matériel explicatif et le savoir-faire général. Vous conservez des droits sur vos données et documents. Une fois les frais applicables payés, vous pouvez utiliser des livrables spécifiques au dossier pour votre propre conformité, vos relations avec les autorités et les systèmes, ainsi que la vérification du marché. Les numéros et documents officiels restent soumis aux règles de l’organisme émetteur.

15. Responsabilité

Rien dans l'accord n'exclut ou ne limite la responsabilité en cas de décès ou de blessures corporelles causées par une négligence, une fraude ou une fausse déclaration frauduleuse, une faute intentionnelle ou toute responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée.

Sous réserve de cette phrase, aucune des parties n'est responsable des pertes indirectes ou consécutives, ni de la perte de profits, de revenus, d'économies anticipées, de clientèle, d'opportunités commerciales ou de données. Nous ne sommes pas responsables d'une décision, d'un retard, d'une panne, d'un tarif ou d'un acte d'une autorité, d'un système, d'un marché, d'un fournisseur de paiement ou d'un autre tiers indépendant, sauf dans la mesure où cela est directement causé par notre manque de soin et de compétence raisonnables dans l'exécution du service convenu.

Sous réserve des exclusions ci-dessus, notre responsabilité globale découlant d’un dossier au cours d’une période de 12 mois est limitée aux frais de service payés ou payables au Prestataire pour ce dossier pendant cette période. Les frais répercutés par des tiers et les taxes sont exclus du calcul du plafond. Chaque partie doit prendre des mesures raisonnables pour atténuer toute perte.

Vous êtes responsable des pertes, réclamations, pénalités et coûts externes raisonnables subis par nous ou par le représentant désigné dans la mesure où ils résultent d'informations que vous avez fournies qui étaient matériellement inexactes, incomplètes, tardives ou non autorisées; produits ou périodes hors du périmètre convenu; votre instruction illégale; ou votre violation substantielle. Cette responsabilité ne s’applique pas dans la mesure où la perte a été causée par notre propre manquement, négligence ou faute intentionnelle.

16. Événements échappant à un contrôle raisonnable

Aucune des parties n'est responsable des retards ou des défaillances causés par un événement échappant à son contrôle raisonnable, y compris les pannes d'autorité ou de système, les modifications de la loi ou des systèmes de classement, les grèves, les pannes de services publics ou de communications, les cyberattaques malgré des garanties raisonnables, les catastrophes naturelles, les épidémies, les guerres ou les actions gouvernementales. La partie concernée doit en informer l'autre lorsque cela est possible et prendre des mesures raisonnables pour réduire l'impact. Les obligations de paiement pour les travaux déjà effectués ne sont pas exonérées.

17. Modifications, sous-traitance et cession

La version fournie lors de l'acceptation d'un engagement régit cette durée déterminée. Nous pouvons mettre à jour les conditions du site Web pour de futurs engagements ou renouvellements. Nous vous donnerons un préavis raisonnable en cas de changement important proposé pendant une période active, et cela ne réduira pas la portée payée sans votre accord, à moins que le changement ne soit requis par la loi ou par une autorité. Les modifications apportées à un Engagement Letter signé nécessitent un accord écrit.

Nous pouvons faire appel à des employés, des conseillers professionnels, des prestataires techniques, des organismes de responsabilité des producteurs, des agents de dépôt et un représentant autorisé nommé séparément pour exécuter certaines parties d’un service accepté. Nous restons responsables des services administratifs que nous nous sommes expressément engagés à fournir, mais les autorités, les organismes, les places de marché et tout représentant nommé exercent indépendamment leurs fonctions réglementées respectives.

Vous ne pouvez pas céder le contrat sans notre consentement écrit préalable. Nous pouvons les céder dans le cadre d'une réorganisation, d'un financement ou d'un transfert de la totalité ou de la quasi-totalité des activités concernées, à condition que cela ne réduise pas matériellement vos droits. Dans le cas contraire, nous obtiendrons votre consentement.

18. Conditions générales

L'accord constitue l'intégralité de l'accord sur son sujet et remplace les propositions et discussions antérieures. Aucune des parties ne s'appuie sur une déclaration non consignée dans l'accord, mais cela n'exclut pas la responsabilité en cas de fraude. Un retard dans l’exercice d’un droit ne constitue pas une renonciation. Si une disposition est invalide ou inapplicable, elle sera ajustée uniquement dans la mesure nécessaire et le reste se poursuivra.

Les communications relatives au fonctionnement courant du service peuvent être envoyées par le portail ou aux adresses e-mail associées au dossier. Les notifications formelles de manquement, de non-renouvellement ou de résiliation doivent être envoyées par e-mail à [email protected] et à l’adresse e-mail du compte du Client; elles sont réputées reçues le jour ouvrable suivant, sauf signalement d’un échec de livraison. Veillez à tenir à jour l’adresse e-mail de votre compte.

Une personne qui n'est pas partie n'a pas le droit de faire respecter l'accord en vertu de la loi de 1999 sur les contrats (droits des tiers), sauf qu'un représentant désigné peut s'appuyer sur des dispositions qui le protègent expressément. Cela ne donne pas à ce représentant des pouvoirs plus étendus que le mandat signé.

La version anglaise fait foi si une traduction pratique diffère, à moins qu'un Engagement Letter signé n'indique expressément le contraire.

19. Droit applicable et litiges

Le contrat de service et tout litige non contractuel qui en découle sont régis par le droit de l’Angleterre et du Pays de Galles. Les règles réglementaires portugaises et européennes continuent de régir les dépôts de REP, les obligations du producteur ainsi que la nomination et les actes d’un représentant autorisé établi au Portugal.

Avant d'entamer une procédure judiciaire, chaque partie détaillera par écrit le litige et accordera à un administrateur ou à un responsable autorisé de chaque partie un délai de 15 jours ouvrables pour tenter de bonne foi de le résoudre. Si le problème n'est pas résolu, les tribunaux d'Angleterre et du Pays de Galles ont compétence exclusive, sauf que chaque partie peut demander une mesure de protection urgente auprès de tout tribunal compétent ou exécuter un jugement ailleurs.